protocol

Protocol voor het vrijwilligersbeleid

Met plezier samen bouwen aan een nog mooiere vereniging!

1. Inleiding

Net als bij vele andere verenigingen is het bij R.K.V.V. DEM altijd weer een grote uitdaging om alle werkzaamheden verricht te krijgen. Dit heeft als gevolg dat de vele taken en activiteiten niet meer uitgevoerd dreigen te kunnen worden of dat er te veel druk komt te staan op de huidige vrijwilligers. Vrijwilligers zijn essentieel voor het functioneren van de vereniging. Denk eens in: geen bakkie meer in de pauze, want er zijn simpelweg niet genoeg kantinemedewerkers. Zo zijn er nog vele andere taken! Denk aan het verzorgen van het materiaal, coördinatoren, het trainen en/of (bege)leiden van een team, scheidsrechters, wedstrijdcoördinatoren, ontvangstdienst, onderhoudsmensen, maar ook het organiseren van verschillende evenementen zoals de penaltybokaal, de pupil van de week, toernooien, enzovoort. Er is altijd wel iets dat bij u past.
Door het hanteren van de vrijwilligerstoeslag wordt verwacht dat er een prikkel uitgaat naar de leden om een vrijwilligerstaak op te pakken. Doordat we een sluitend administratiesysteem hanteren, zorgen we er bovendien voor dat iedereen zijn bijdrage levert, of dat nu in natura of in geld gebeurt, wel zo eerlijk!
Het aanmelden voor de vrijwilligersdienst dient per seizoen te gebeuren door de ouder of lid zelf.
De opgave dient te gebeuren via de website.  Daar kunt u opgeven welke activiteiten u interesse in heeft en welke momenten u niet beschikbaar bent. Via dit systeem krijgt u ook een herinnering via e-mail over uw vrijwilligersdienst.

Mocht u vragen hebben over het vrijwilligersbeleid dan u kunt deze ook via dit emailadres vc@rkvvdem.nl stellen.

2. Uitgangspunten

Ieder spelend lid of ouder (verzorger) wordt verzocht om minimaal 12 uur vrijwilligerswerk te verrichten. Bij roosterdiensten komt dit neer op 4 à 5 diensten. Het uitgangspunt hierbij is dat het seizoen volgemaakt wordt met de beschikbare mensen.
Indien een lid of ouder ervoor kiest om geen vrijwilligerswerk voor R.K.V.V. DEM te doen dan betaalt diegene bovenop de contributie een vrijwilligersdienstbijdrage. De vergoedingen komen terecht in een vrijwilligersfonds, waaruit bijvoorbeeld huur van personeel betaald kan worden.
Voor jeugdleden tot en met 17 jaar, behorend tot één gezin en wonend op één adres behoeft slechts één keer vrijwilligerswerk gedaan te worden of de vergoeding te worden betaald.
Voor alle overige spelende leden van 18 jaar en ouder en óók behorende tot hetzelfde gezin dient per lid vrijwilligerswerk te worden gedaan of de vergoeding te worden betaald.
Ouders / verzorgers vanaf spelers van JO-17 (16 jaar) kunnen de vrijwilligersdienst ook laten vervullen door hun zoon / dochter.

3. Vrijstelling

Leden die als niet-spelend lid geregistreerd staan (hier vallen ook de kabouters onder) en ook geen voetballend lid in zijn/haar huishouden (zelfde adres) hebben, hoeven zich niet te registeren voor vrijwilligerswerk of voor de vrijwilligersdienstbijdrage.

4. Vrijwilligerstaken versus teamtaken en jeugdtaken

Sommige taken zijn zo vanzelfsprekend en worden prima binnen de teams opgepakt, dat we niet van apart vrijwilligerswerk spreken. Verwacht wordt dat deze taken binnen het team gedeeld en opgepakt worden door alle ouders/verzorgers of spelers, onafhankelijk van de op zich genomen vrijwilligerstaak of vergoeding.
Hieronder valt onder andere het vervoeren van spelers naar uitwedstrijden, het wassen van de teamkleding, het uitzetten van het veld, het netjes achter laten van de kleedkamers en neerzetten van de doelen.
Het leiden van een team, het vlaggen bij een team, of training geven aan een team, valt wel onder het vrijwilligersbeleid. Daarbij is er wel een kanttekening dat dit voor maximaal 3 ouders per team van toepassing kan zijn.

5. Hoogte van de vrijwilligersvergoeding

De vrijwilligersvergoeding bedraagt voor Jeugd en Senioren € 35,-- voor het seizoen 2019-2020.

6. Opgave

De vrijwilligersdienstbijdrage wordt automatisch rond 1 oktober geïnd. De reden hiervoor is dat het moeilijker is gebleken om bepaalde taken ingevuld te krijgen binnen de vereniging. Door tijdige opgave kan de vrijwilligersdienstbijdrage worden afgekocht. Het is de eigen verantwoordelijkheid van de leden dat de opgave tijdig is ontvangen.

Leden dienen voor 1 oktober van het lopende seizoen op te geven of zij vrijwilligerswerk gaan doen of dat ze de vrijwilligersdienstbijdrage betalen. De opgave dient te gebeuren via de website

De website geeft u toegang tot het formulier waar de opgave gedaan kan worden. De opgave dient jaarlijks opgegeven/bevestigd te worden. Het is de verantwoordelijkheid van spelers of de ouders/verzorgers zelf, dat de opgepakte vrijwilligerstaak geregistreerd wordt.
Leden van R.K.V.V. DEM zijn altijd zelf verantwoordelijk voor de juiste contactgegevens. Wijzigingen kunt u doorgeven aan ledenadministratie@rkvvdem.nl.

Het kan voorkomen dat er gedurende het seizoen wijzigingen optreden ten opzichte van de registratie, bijvoorbeeld omdat er aangegeven was dat er afgekocht wordt, maar er toch een taak is opgepakt of andersom. Er wordt van u verwacht dat ook dit via emailadres vc@rkvvdem.nl gemeld wordt. Dan kan de registratie aangepast worden. Dit voorkomt weer een hoop communicatie achteraf. Eventuele verrekening met de vrijwilligersdienstbijdrage volgt dan uiteraard.

In de periode van 1 mei tot 30 juni kunt u via deze link uw bijdrage terugvragen. Deze link geeft u toegang tot het teruggave formulier. Dit formulier dient u volledig in te vullen, en via de website te versturen. De vrijwilligerscommissie zal uw formulier controleren op de ingevulde taken. Bij goedkeuring zult u tussen 1 juli en 31 juli het bedrag terug ontvangen op de door u aangegeven bankrekening.

7. Roosterdiensten

Vanuit R.K.V.V. DEM worden de roosters voor de kantinediensten, schoonmaakdiensten en ontvangstdiensten op tijd bekend gemaakt. Het rooster is ook terug te vinden op de site onder ’Vrijwilligers’ en een paar dagen voor de dienst wordt er een herinneringsmail verstuurd. Daartegenover verwachten we dat bij verhindering er zelf geruild wordt. Graag melden aan vc@rkvvdem.nl, wie de dienst overneemt.

8. Rekening en verantwoording

Op de algemene ledenvergadering van R.K.v.v. DEM, waar het jaarverslag wordt gepresenteerd, zal de penningmeester verslag doen van de baten en lasten van het vrijwilligersfonds. Het vrijwilligersfonds maakt deel uit van de begroting van R.K.V.V. DEM. De ontvangen gelden worden besteed aan taken waarvoor geen, of onvoldoende, vrijwilligers beschikbaar zijn.

9. Onvoorzien

De statuten en het huishoudelijk reglement van R.K.V.V. DEM zijn van toepassing en daar waar dit protocol niet in voorziet beslist het Algemeen Bestuur van R.K.V.V. DEM.

10. Tot slot

Er bestaat een groot misverstand over het doen van vrijwilligerswerk bij R.K.V.V. DEM, namelijk dat dit alleen mogelijk is door het draaien van een kantinedienst of het schoonmaken van de kleedkamers.
Maar zoals in de inleiding al genoemd, is er veel meer te doen. Denk aan het verzorgen van het materiaal, coördinator zijn, het trainen en/of (bege-)leiden van een team, scheidsrechter worden, wedstrijdcoördinator zijn, ontvangstdienst draaien, de sponsoradministratie bijhouden, onderhoudsdienst, maar ook het organiseren van verschillende zaken zoals de penaltybokaal, de pupil van de week, toernooien, mooie artikelen in de krant en op de website enzovoort.
Het leukst is natuurlijk om iets te doen waar u goed in bent en waar u misschien ervaring mee hebt vanuit werk of hobby. Het gaat dan makkelijker en met meer plezier.
Want dat staat voorop, met plezier samen bouwen aan een nog mooiere vereniging!

Bij DEM gaan we gebruik maken van een nieuw systeem voor het registeren en bijhouden van de werkzaamheden. We vragen iedereen om begrip en flexibiliteit om deze nieuwe werkwijze en dit nieuwe syteem zo goed mogelijk te introduceren bij DEM. Ook dit gebeurt door vrijwilligers!

Heeft u nog vragen? 

Algemeen Bestuur R.K.V.V. DEM
juni 2019
Delen

voeg je eigen gadgets toe aan deze pagina!